如何做好档案管理工作

一.档案管理

(1)所有能够准确反映公司业务活动的文件、资料、声像、报表等必须及时归档，确保完整。

(二)文件管理员必须坚持文件随时归档制度，并进行分类，做好收集、整理、立卷和归档工作。

(3)档案的内容包括公司自成立之日起每年在经营管理工作中形成的或颁发的应归档的文件和资料。

二、文件档案管理

(1)归档范围

1，行政综合类:包括重要会议资料；制定内部监管和政策文件；组织变更、变动、大事记、年度报告等文件材料；发展规划、工作总结报告；政府机构发布的重要文件。

2.组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。

3.会计统计:年度计划、统计报表、财务会计预算报告及其说明、各种季报和月报，以及政府主管部门发布的有关文件和资料。

4.质量管理:质量管理体系。

5.技术类:关于产品和生产的技术文件。

6.销售纪事类:公司大型销售活动的纪事。

(2)文件的归档

1.归档的文件材料种类、份数和每份文件的页数应齐全。

2.归档的文件材料中，每份文件的正本和副本、印刷本和定稿、请示和答复、密级等应排列在一起，不得分开。

3.不同年份的文件一般不允许一起归档，跨年度的请示和批复在批复当年归档；没有回复的，放在请示年；跨年度规划，在文件备案的第一年；跨年度总结应在有针对性的最后一年归档，跨年度会议文件应在会议年度归档中归档。

三、备案时间

公司管理活动中的各种合同和日常报表，应根据其不同时限及时移交给总经理和人力资源部；声像档案、活动档案、工程档案等其他档案由各部门暂保管，月底统一汇总至人力资源部。会计档案由财务部保管。

第四，档案的借阅和销毁

(1)借阅档案应按规定办理借阅手续，并在规定的范围内查阅。不要涂改或撕毁文件，并及时归还。

(2)会计档案不准外借。内部访问应得到财务负责人的批准。因特殊需要，外单位查阅有关会计档案时，应持正式文件并征得公司领导同意。查阅会计档案时，不得将档案带出公司；如需摘录、复制，应经财务负责人批准。

(3)定期对档案进行鉴定，准确制作档案销毁清单，对已失去保存价值的档案进行登记，经人力资源部负责人审核并报公司领导批准后方可销毁。销毁时，需要两人以上参加，并在销毁清单上签字。